Secrétaire EHPAD

CCAS DE GRENOBLE

Secrétaire EHPAD

Référence du poste à rappeler : 4_2025_P_B_45010
Date limite de candidature : 18-05-2025


Direction / Service : EHPAD ANDRE LEO

Catégorie : Catégorie B
Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux
Fonction : Secrétaire EHPAD

Quotité du poste : 100.00%
N° de poste : 45010
Lieu de travail : Grenoble

CONTEXTE

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.

Le CCAS, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

Au sein de la Direction d’Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Dépendance et soins » comprend les 2 EHPAD le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l’Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).

FINALITES

• Assurer un accueil de qualité de l’usager et des familles – identifier dès l’accueil les besoins de l’usager et savoir transmettre la juste information

• Transmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires)

• Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l’admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, montage de dossier …)

• Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH

• Apporter un rôle de soutien à l’ensemble de l’équipe, participer à la vie de l’établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai …) et en lien avec les associations et les bénévoles

• Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles

• Travailler en coordination avec la direction – gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d’évènements …

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil et information physique et téléphonique du public :

• Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser

• Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent

• Conseiller les usagers sur les procédures, lors des pré admissions ou arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d’accueil, les tarifs, les modalités de paiement …)Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services

Gestion de l’information :

• Gérer la diffusion de l’information : informations générales aux familles et partenaires

• Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters…).

• Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre

• Soutien pour la circulation de l’information entre professionnels de santé

• Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l’EHPAD

• Faire le relais d’informations simples au service de la coordination des soins

Gestion administrative :

• Mettre à jour et actualiser les listes d’attente (via la plateforme Via trajectoire)

• Instruire les dossiers d’entrée (assurer la complétude de cette activité – veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l’intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires).

• Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l’information sur la récolte des documents utiles)

• Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).

• Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi administratif des résidents sur le logiciel Millésime

• Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs

• Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l’amélioration continue

Gestion d’intervention de travaux :

• Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic

• Transmettre les demandes d’intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux

Gestion budgétaire, comptable et achats :

• Engager et liquider les factures, certifier les factures d’investissement – logiciel Astre et Millésime

• Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d’investissement

• Engager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants

• Assurer un suivi des achats délégués ou les investissements

• Gérer les stocks pour les fournitures administratives

• Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d’entretien et de la petite alimentation - alerter les référents sur l’avancement de leur enveloppe

• Gérer la régie d’avance pour les imprévus

Participation à la réalisation du Rapport d’activité :

• Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction

• Participer au rapport d’activité

Participation aux réunions d’équipe

 

COMPETENCES

• Diplôme :BTS SP3S Services et prestations des secteurs sanitaire et social

• Bonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel – Word – Libre office – Photoshop – Indesign,

• Prologiciel : Régence – Netsoins – Millésime – Astre

• Capacité relationnelle et pédagogique

• S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral

• Travailler en équipe et en collaboration

• Être organisé, rigoureux et adaptable

• Disposer du vocabulaire professionnel et médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale

CONTEXTE DE TRAVAIL

• Un environnement de travail convivial et bienveillant.

• Une rémunération attractive et des avantages sociaux (mutuelle, COS, participation employeur à hauteur de 75 % à l’abonnement transport, Plan de mobilité, etc.).

• 13ème mois

• Possibilité de parcours de formation et accompagnement VAE

 

• Salaire à partir de 2150 euros brut par mois ( hors prime de fin d’année)

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER

• Être titulaire du Diplôme BTS SP3S

• Appartenir au cadre d'emploi des rédacteurs territoriux ou être inscrit-e sur liste d’aptitude ;

• Nous édudierons toutes les candidatures y compris celles des agent-e-s contractuel-le-s

CANDIDATER

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 18-05-2025		Date de jury		Poste à pourvoir

Référent.e recrutement : Fadoua HERNANDEZ  , Tel : 04 80 70 14 56