Assistant-e de direction

CCAS DE GRENOBLE

Assistant-e de direction

Référence du poste à rappeler : 6_2025_P_B_10660
Date limite de candidature : 06-07-2025


Direction / Service : DIRECTION D'ACTION SOCIALE PERSONNES AGEES

Catégorie : Catégorie B
Cadre d'emploi : Rédacteurs territoriaux
Fonction : Assistant-e de direction

Quotité du poste : 100.00%
N° de poste : 10660
Lieu de travail : Grenoble

CONTEXTE

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.

Le CCAS, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

Au sein de la Direction d’Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Dépendance et soins » comprend les 2 EHPAD le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l’Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).

FINALITES

• » Assurer l’interface établissements siège des 15 services gérés par la DASPA : Résidences Autonomie, EHPAD, SSIAD, SSPA, RAD et Centre de Jour

  » Assister le Directeur et les directeurs délégués en termes de gestion du temps, de traitement et de circulation de l'information (écrite et orale), de communication, de suivi et de classement des dossiers,

  » Assurer le 1^er accueil DASPA pour les partenaires et usagers, orienter pour garantir une réponse rapide et pertinente.

ACTIVITES PRINCIPALES

» Accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions

» Gestion de l’organisation du service

• Assurer la mise jour de l’agenda de la direction sur Outlook,

• Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs

• Prendre en compte et traiter l’ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),

• Organiser les Conseils de la Vie Sociale en lien avec les secrétariats des établissements,

• Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,

• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,

• Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux

 

» Traitement de l’information

• Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l’alimentation et le suivi d’un outil de type chrono

• Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier et la charte graphique du CCAS,

• Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,

• Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d’informations et bonnes pratiques, animer le réseau des secrétaires de la DASPA

• Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l’arborescence DASPA

• Faire le lien avec les différents établissements et la direction de la communication pour assurer la valorisation des initiatives et la bonne transmission des informations

 

» Gestion de dossiers spécifiques

• Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l’ordre du jour du Conseil d’Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,

• Suivre les conventions de stage, et les consommations de l’enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,

• Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,

• Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,

• Aider à la réalisation des rapports d’activité

• Etre l’interface entre les établissements et services DASPA et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d’évènements ou activités

• Assurer le rôle de référent sur certains logiciels métiers : Référent Astre, référent Millésime

• En tant que référent Nouveaux Arrivants, assurer l’organisation logistique de l’accueil et participer à l’intégration des nouveaux arrivants

» Gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).

» Appui à la gestion de projets transversaux propres à la direction

- participation à l’organisation de temps événementiels récurrents (Noël à domicile, Semaine bleue…) ou plus ponctuels (séminaires de direction), y compris avec parfois un rôle de référent dans les interactions avec les autres directions ou la ville

- aide à la mise en œuvre du projet de la direction : appui sur l’organisation des temps de travail et du suivi

- dans le cadre de la mise en place de la Cité Baya des Aîné-es et des Aidant-es, assurer le rôle de webmaster de la page internet dédiée

COMPETENCES

» Maîtrise de la langue écrite et orale (style, orthographe, grammaire …),

» Capacités d'analyse, de réflexion et de synthèse,

» Esprit d'initiative,

» Autonomie dans son fonctionnement,

» Confidentialité,

» Rigueur organisationnelle (classement, gestion des priorités),

» Accueil adapté en fonction de l'interlocuteur et sens relationnel,

» Maîtrise des outils bureautiques (Word / Excel / Power Point…), de l'Internet et de l'Intranet.

Spécificités du poste :

» Assurer les permanences téléphoniques, par roulement jusqu’à 17h,

» Travailler en binôme.

Connaissances Souhaitées :

» Connaissance des logiciels internes, y compris RH

» Connaissance de l’environnement des ESMS

 

CONTEXTE DE TRAVAIL

• Rémunération selon le cadre d’emploi, régime indemnitaire 

• Rémunération selon la reprise d'expérience pour les contractuels

• 13^èmemois versé fin novembre (au prorata du temps de travail et sous réserve des conditions d’éligibilité),

• Participation mutuelle

• Remboursement des frais de transports à hauteur de 75%.

• 25 jours de congés

• Poste permanent ou CDD de 3 ans pour les contractuels

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER

» Appartenir au cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux ou être inscrit sur liste d'aptitude,

» Fournir la copie de vos diplômes et de votre dernier arrêté,

» BTS Secrétariat de Direction ou Assistant Manager souhaité.

» Les candidatures d’agents non titulaires (remplissant les conditions d’accès au concours du grade) ne pourraient être étudiées que dans l’hypothèse où le recrutement par voie statutaire s’avèrerait non concluant

 

CANDIDATER

Référent.e recrutement : Fadoua HERNANDEZ, Chargée de recrutement, Tel : 07.87.23.81.31