Secrétaire Petite Enfance

CCAS DE GRENOBLE

Secrétaire Petite Enfance

Date limite de candidature : 16-05-2025
Direction / Service : EAJE VIGNY MUSSET
Fonction : Secrétaire Petite Enfance
Quotité du poste : 40.00%

CDD du 17-03-2025 au 16-05-2025

CONTEXTE

Notre mission au CCAS de Grenoble c’est de porter et animer la politique sociale de la Ville de Grenoble et nous faisons le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques de nos élus.

La Direction de la Petite Enfance est au cœur de l’action sociale, avec notre nouveau projet éducatif « Naître, Vivre et Grandir à Grenoble », nous plaçons l’Enfant et sa famille au centre de notre action. Nous agissons pour plus de solidarité,d’égalité et d’autonomie dans un projet de renforcement de nos équipes qui œuvrent au quotidien auprès de nos publics.

Avec 27 Établissements d'Accueil du Jeune Enfant (EAJE), nos 460 agents accueillent près de 3000 enfants de 2 mois à trois ans. Nous nous engageons à agir selon les besoins spécifiques de ces enfants, à permettre à chacun de bien grandir et co-construire avec les parents un parcours éducatif de qualité.

Vous vous êtes reconnus dans nos projets et nos valeurs, vous avez les qualifications adéquates, alors n’attendez plus, venez-nous rejoindre !

FINALITES

• Assurer les tâches administratives de l’EAJE ;
• Assister le-la responsable d’EAJE dans le traitement et la circulation de l'information (écrite ou orale) ;
• Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à toute personne interpellant l’EAJE ;
• Contribuer à l'optimisation du temps du-de la responsable d’EAJE.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion de planning :

• Rappeler les échéances importantes, gestion des plannings de la structure ;
• Saisir sur un planning les demandes de congés de l'équipe ;

Traitement de l'information

• Trier et diffuser les courriers papiers ou électroniques. Identifier l'objet du courrier ;
• Saisir et valoriser tout type de documents (WORD, EXCEL) en veillant au respect de la charte courrier ;
• Rédiger des courriers simples ;
• Gérer les messages téléphoniques ;
• Organiser et assurer le classement papier et informatique, archiver les documents selon les procédures définies.

Contribution à la gestion sur Babicarte

• Saisir les dossiers des enfants, éditer les contrats d’accueil ;
• Dématérialiser les justificatifs ;
• Gérer les présences/absences des enfants (badges, maladie, congés pré-déduits, etc…) ;
• Mettre à jour les éléments nécessaires à la facturation ;
• Assurer le replacement des enfants pour le dépannage d’été ;
• Alerter le-la responsable de l’EAJE sur l’absentéisme des enfants au regard du règlement de fonctionnement.

Contribution au suivi des remplacements d’agent-e-s sur les indications du-de la responsable d’EAJE

• Utiliser le tableau de mise à disposition des agent-e-s sectorisé-e-s ;
• Réaliser des demandes de remplacement en respectant la procédure ;
• Renseigner le logiciel Régence.

Contribution à la gestion de dossiers spécifiques

• Rechercher des informations en vue de la constitution des dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier ;
• ·Mettre à jour des tableaux de bord (notamment le suivi des congés des enfants), la fiche d’identification de l’EAJE et alerter en cas de besoin ;
• Rechercher et/ou extraire des données susceptibles d'éclairer l'activité (à la demande du-de la responsable)

Accueil

• Assurer l'accueil téléphonique de 1 niveau et assurer l'accueil physique des personnes sollicitant le service.

Suivi des enveloppes budgétaires de l’EAJE

• Réaliser la commande de repas à la cuisine centrale, le cas échéant ;
• Sur le logiciel Astre, passer les commandes, réaliser les engagements, tenir à jour l'état des dépenses ;
• Procéder à la liquidation des factures après validation par le-la responsable de service.

Gestion des fournitures administratives

• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.
• Préparer les commandes. Réceptionner les livraisons.

Organisation de réunions ou événements divers :

• Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de réunion ;
• Proposer et mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel et s'assurer de son bon fonctionnement…) afin de garantir un accueil de qualité et le bon déroulement de la réunion ou autre événement.
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus.

Participation à la vie du service et du CCAS

• Participer aux réunions du service et aux réunions du CCAS

COMPETENCES

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Connaissance des logiciels utilisés par la DASPE (Sibel, Astre, Régence)
• Maîtrise de la langue française écrite et orale
• Rigueur organisationnelle et discrétion professionnelle
• Aptitude au travail en équipe, à la polyvalence, à l’utilisation d’espaces partagés
• Capacité à gérer le temps et les priorités
• Sens de l’accueil et bon sens relationnel
• CAP, BEP ou Baccalauréat secrétariat souhaité

CONTEXTE DE TRAVAIL

• Fermetures actuelles des EAJE : 4 semaines en été, 1 semaine entre noël et le jour de l’an et le vendredi de l’ascension. (changement possible suivant l’évolution de l’organisation).

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER

Appartenir au cadre d'emploi des adjoints administratifs ou être inscrit-e sur liste d'aptitude
Candidature à adresser par courrier électronique à sana.ichba@ccas-grenoble.fr avec pour objet « candidature secrétaire PE » et en pièces jointes :

• - CV + Nom-Prénom- secrétaire PE
• - LM + Nom-Prénom- secrétaire PE

Référent.e recrutement : Sana ICHBA, Chargé-e de remplacement