Secrétaire Personnes âgées

CCAS DE GRENOBLE

Secrétaire Personnes âgées

Référence du poste à rappeler : 7_2026_P_C_51060 

Direction / Service : EQUIPE SPECIALISEE ALZHEIMER

Catégorie : Catégorie C
Cadre d'emploi : Adjoints Administratifs; Adjoints administratifs territoriaux

Fonction : Secrétaire Personnes âgées

Type de contrat :

Quotité du poste : 100.00%
N° de poste : 51060 

CONTEXTE

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.

 

Le CCAS, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

 

Au sein de la Direction d’Action Sociale « Personnes Agées », la direction déléguée « Dépendance et soins » comprend les 2 EHPAD le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l’Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA).

 

Notre poste

Assurer le soutien administratif, organisationnel et logistique du SSIAD afin de contribuer à la continuité et à la qualité de l’accompagnement des patients, en lien avec l’infirmière coordinatrice et les équipes intervenantes.

 

Dans ce cadre, le/la secrétaire assure notamment les missions suivantes :

• Garantir un accueil téléphonique de qualité à toute personne extérieure sollicitant le SSIAD et transmettre efficacement les informations utiles

• Assurer le suivi administratif du service, notamment dans la gestion des certificats médicaux et du lien avec la Caisse Primaire d’Assurance Maladie

• Être à l'interface des problématiques de fonctionnement du service (informatique et téléphonie, technique, bâtiment,…) en assurant le relais auprès des interlocuteurs concernés

   

Les deux secrétaires du SSIAD interviennent pour les trois antennes BELLEDONNE, VERCORS, CHARTREUSE. Elles sont rattachées à une antenne de référence tout en assurant une présence ponctuelle sur les autres antennes, selon un calendrier défini par les infirmières coordinatrices et en fonction des besoins du service.

 

• Service de 283 places, réparti en 3 antennes, 1 Équipe Spécialisée Alzheimer (ESA) de 10 places

Chaque antenne regroupe environ 22 professionnels (aides-soignants et infirmiers). L’équipe du SSIAD comprend également une psychologue, une ergothérapeute et six infirmières coordinatrices (IDEC

 

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil téléphonique :

• Assurer l'accueil téléphonique du service dans le respect des procédures en vigueur

• Réceptionner les appels, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers le professionnel compétent si nécessaire

• Assurer la traçabilité des appels dans la fiche d'enregistrement des contacts

• Assister la psychologue Personnes Âgées dans la gestion de son agenda et assurer l'accueil téléphonique des personnes qui la sollicitent

• Contribuer à la continuité du service en relayant les informations utiles auprès des équipes

• Renseigner le tableau de suivi des plaintes et réclamations et en informer les IDEC

   

Initialisation et suivi des prises en charge

• Sur demande de l'infirmière coordinatrice, initialiser, finaliser et mettre à jour les éléments administratifs du dossier patient dans le progiciel

• Assurer la mise à jour quotidienne des mouvements Entrée-Sortie des patients dans le logiciel métier

• Assurer le suivi et le renouvellement Ades certificats médicaux en lien avec les professionnels concernés

• Transmettre les pièces administratives nécessaires à l'Assurance Maladie, notamment via l’outil dématérialisé « Resid-ESMS »

• Renseigner et mettre à jour les informations administratives des dossiers patients à partir des éléments recueillis par le secrétariat

• Assurer le classement et l'archivage des dossiers patients dans le respect des procédures en vigueur et des règles de confidentialit

   

Gestion administrative et logistique

• Gestion du courrier entrant et sortant (papier et numérique) et gestion des mails du service

• Assurer la gestion du parc de véhicules, vélos, téléphones professionnels dans le respect des procédures en vigueur

• Gérer les stocks de matériel de soins, de fournitures administratives, de produits d’hygiène, d’animation… et effectuer les commandes auprès des fournisseurs (création de bons de commande)

• Assurer le suivi de la facturation en lien avec le service Budgétaire du CCAS, à l’aide du logiciel ASTRE

• Mettre à jour, si besoin, les différents tableaux de bord (annuaire téléphonique, Référentiel des produits, ..)

• Être en soutien des équipes soignantes pour toutes demandes (problèmes de téléphone, d’informatique…)

• Assurer l’archivage des dossiers patients et des documents administratifs du SSIAD en veillant au respect des règles de conservation, de confidentialité et du RGPD

   

  Secrétariat de la Psychologue Personnes Âgées

• En absence de la psychologue, écouter et transcrire ses messages téléphoniques

• A la demande de la psychologue, confirmer, déplacer ou annuler des rendez-vous

• Remplir les données administratives dans le fichier de suivi psychologique des patients

 

Participer à la démarche qualité et au fonctionnement du service

• Participer aux réunions de service et rédiger les comptes rendus

• Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre du projet de service

• Mettre à jour le système documentaire qualité à la demande de sa hiérarchie

• Assurer le suivi des questionnaires annuels de satisfaction : centraliser les réponses et renseigner les tableaux de bord statistiques préalablement à leur analyse

• Assurer le rôle de référent métier des logiciels de soins (Microsoins et Géosoins)

   

 

 

COMPETENCES

 

• Bonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel – Word – Libre office

• Prologiciel : Régence – Netsoins – Millésime – Astre

• Capacité relationnelle et pédagogique

• S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral

• Travailler en équipe et en collaboration

• Être organisé, rigoureux et adaptable

• Disposer du vocabulaire professionnel et médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale

CONTEXTE DE TRAVAIL

 

• Un environnement de travail convivial et bienveillant.

• Une rémunération attractive et des avantages sociaux (mutuelle, COS, participation employeur à hauteur de 75 % à l’abonnement transport, Plan de mobilité, etc.).

• 13ème mois

• Possibilité de parcours de formation et accompagnement VAE

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER

 

Conditions requises pour postuler :

 

• Appartenir au cadre d'emploi des adjoints administratifs ou être inscrit-e sur liste d’aptitude ;

• Nous étudierons toutes les candidatures y compris celles des agent-e-s contractuel-le-s

• Diplôme de secrétariat (BTS SP3S apprécié)

 

Postuler directement sur notre site carrière : https://recrutement-ccas.grenoble.fr