Secrétaire EHPAD

CCAS DE GRENOBLE

Secrétaire EHPAD

Direction / Service : EHPAD André Léo

Catégorie : Catégorie B
Cadre d'emploi : Rédacteur
Fonction : Secrétaire EHPAD

Quotité du poste : 100.00%

CONTEXTE

Le CCAS recherche un-e secrétaire pour l’EHPAD André Léo, situé à Grenoble.

Le ou la secrétaire intervient au sein d’un établissement de type EHPAD de 84 places avec une unité UPG. Le public résident est hétérogène pouvant être composé de personnes dépendantes, handicapées vieillissantes, de personnes atteintes de pathologies chroniques, neurodégénératives ou psychiatriques.

Le fondement des pratiques d’intervention auprès des usagers évolue. Les nouvelles technologies et approches en matière d'accompagnement demandent de nouveaux positionnements des professionnel-les, décloisonnement des systèmes d'informations, déploiement de la télémédecine, territorialisation des services et des prestations autour du parcours de vie et de santé de l'usager demandent une coopération et une coordination des services et des acteurs. Cela demande de s’inscrire dans les réformes pour « l’adaptation de la société au vieillissement » et à la « modernisation de notre système de santé ».

Au sein de l’établissement sous la responsabilité de la Direction, le ou la secrétaire de l’EHPAD aura un rôle pivot, en lien avec l’équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles – elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.

FINALITES

· Assurer un accueil de qualité de l’usager et des familles – identifier dès l’accueil les besoins de l’usager et savoir transmettre la juste information

· Transmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires)

·  Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l’admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, montage de dossier …)

· Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH

· Apporter un rôle de soutien à l’ensemble de l’équipe, participer à la vie de l’établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai …) et en lien avec les associations et les bénévoles

· Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles

Travailler en coordination avec la direction – gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d’évènements …

ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueil et information physique et téléphonique du public :

  • Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
  • Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
  • Conseiller les usagers sur les procédures, lors des préadmissions ou arrivées,  en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d’accueil, les tarifs, les modalités de paiement …)Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services

   

  Gestion de l’information :

  • Gérer la diffusion de l’information : informations générales aux familles et partenaires
  • Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters…).
  • Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
  • Soutien pour la circulation de l’information entre professionnels de santé
  • Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l’EHPAD
  • Faire le relais d’informations simples au service de la coordination des soins

   

  Gestion administrative :

  • Mettre à jour et actualiser les listes d’attente (via la plateforme Via trajectoire)
  • Instruire les dossiers d’entrée (assurer la complétude de cette activité – veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l’intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires).
  • Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l’information sur la récolte des documents utiles)
  • Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
  • Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi administratif des résidents sur le logiciel Millésime
  • Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en œuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs

   

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Gestion Ressources Humaines :

 A titre exceptionnel

• Mettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par la cadre de santé)
• Mettre à jour les données d’absentéisme
• Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (validé par la direction ou la cadre de santé)
• Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service « remplacement » tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction (demandes doivent être réactualisées en lien avec le taux d’occupation)
• Saisir et transmettre les éléments variables de paie au service « remplacement » et au service « Carrières via le logiciel Régence.
• Alerter, informer sa direction sur toute problématique RH qui se poserait à son niveau

Gestion d’intervention de travaux : 

• Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic
• Transmettre les demandes d’intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux

Gestion budgétaire, comptable et achats : 

• Engager et liquider les factures, certifier les factures d’investissement – logiciel Astre et Millésime
• Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d’investissement
• Engager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants
• Assurer un suivi des achats délégués ou les investissement
• Gérer les stocks pour les fournitures administratives
• Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d’entretien et de la petite alimentation - alerter les référents sur l’avancement de leur enveloppe
• Gérer la régie d’avance pour les imprévus

  Suivi des bénévoles et des partenariats avec les associations :

  • Gérer les entrées et les sorties, gérer les temps de présence et les thématiques et ou en lien avec l’animatrice
  • Rédiger et assurer le suivi des conventions
  • Sur certains temps fort, assurer une présence et aide à la préparation des espaces (fête de noël etc.)
  • Commander des goûters spécifiques pour les animations

  Participation à la réalisation du Rapport d’activité :

  • Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction
  • Participer au rapport d’activité

  Participation aux réunions d’équipe :

  • Participer, proposer des sujets
  • Prendre des notes, rédiger les comptes rendus
  • Etre à l’écoute et participer à la régulation du collectif
  • Participer à l’amélioration continue

COMPETENCES

• Politiques personnes âgées – approche territoriale de la prise en charge de la personne âgée
• Fonctionnement d’un EHPAD
• Connaissance des acteurs du soin et de la dépendance (Département, CPAM, ARS, Médecin etc.)
• Connaissance de la personne âgée (pathologies etc.)
• Connaissance et appétence pour l’amélioration continue – connaissance de la loi 2002-2
• Connaissance du mode de fonctionnement – des bénévoles et des associations

Nos avantages  : 

• Prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (TAG, SNCF, Mvelo+)
• Participation mutuelle et prévoyance (en fonction de sa rémunération)
• Prime : 13^èmemois (sous condition d’ancienneté)
• Aménagement de temps de travail possible
• Restauration collectif (participation employeur selon rémunération)

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER

• Appartenir au cadre d'emploi des rédacteurs ou être inscrit-e sur liste d’aptitude ;
• Poste ouvert aux agent-e-s contractuel-le-s remplissant les conditions d’accès au poste

CANDIDATER

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 06-03-2025		Date de jury Mars 2025		Poste à pourvoir 06/03/2025

Référent.e recrutement : Corinne SALDANA PILLETTE 07 63 63 26 15

Responsable hiérarchique : Rachid Nouasria : 04 56 85 60 20