Secrétaire de service

CCAS DE GRENOBLE

Le CCAS, c’est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d’Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

• Gestion quotidienne de l’activité administrative de l’établissement,

• Assister la Directrice de l'Etablissement dans le traitement et la circulation de l'information et dans toutes les tâches administratives,

• Veiller à l'optimisation du temps du Directeur de l'Etablissement,

• Garantir un accueil de qualité à toute personne extérieure interpellant ou collaborant avec la structure,

• Contribuer au bien-être des résidents de la structure par une écoute attentive en les orientant dans leurs demandes et en participant à leur suivi.

• Accueil et information physique et téléphonique du public

• Recevoir et orienter les demandes

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

• Rechercher et diffuser des informations

• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

• Conseiller les usagers et agents sur les procédures

• Traitement de l’information

Courrier:

• Recueillir et enregistrer le courrier selon les procédures définies

• Trier et diffuser le courrier

• Imprimer et transmettre au destinataire les mails et fax

• Envoyer le courrier externe/interne

Saisie:

• Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, Power Point, Publisher) en veillant au respect de la charte courrier et de la charte graphique.

Rédaction :

• Rédiger des comptes -rendus de réunions

• Rédiger des courriers à partir d'éléments fournis par le Directeur

• Concevoir et exploiter des tableaux et des supports d’information

Classement :

• Organiser et assurer le classement papier et informatique,

• Classer les notes de service

• Archiver les documents selon les procédures définies

• Gestion budgétaire :

• Participer au suivi du budget de fonctionnement et d’investissement, alerter en cas de dépassement

• Réaliser une gestion raisonnée des fournitures administratives, alerter les référents (protections, produits d’entretien, animation) sur l’avancement de leur enveloppe

• Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins.

• Commande/achats, relation fournisseurs et lien avec la DFAG

• Engager les commandes auprès des fournisseurs référencés

  • Participer à certains ateliers

    • Saisir le nombre de repas des résidents, des invités et du personnel et transmettre aux finances et à la cuisine centrale, vérifier les mises à jour

    • Engager et liquider les factures, certifier les factures d’investissement

    • Gérer les stocks pour les fournitures administratives,

    • Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d’entretien

      Passer des commandes aux autres sous-traitants (Cuisine-repas)
      

  • Prendre des notes, rédiger les comptes rendus

• Accueil physique et téléphonique

• Recevoir et orienter les demandes

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

• Rechercher et diffuser des informations

• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
  

  Gestion Administrative

  • Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

  • Saisir des documents de formes et de contenus divers

  • Gérer et actualiser une base d'informations / base de données

  • Rechercher des informations, notamment réglementaires

  • Vérifier la validité des informations traitées

  • Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

  • Rédiger des documents administratifs

  • Enregistrer ou saisir des données informatiques

    • Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

    • Trier, classer et archiver des documents

    • Synthétiser et présenter des informations

    • Rechercher et diffuser des informations

      Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
      

      Traitement de l’information

  Techniques de secrétariat

  (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

  Procédures du service

  Logiciels de bureautique Excel Word Libre Office

  Procédures administratives

  Techniques de recherche documentaire

  Communication orale et écrite

  Connaissance des acteurs du soin et de la dépendance (Département, CPAM, ARS, Médecin etc.)

  Etre disponible

  Travailler dans la bienveillance et le respect

   

• Service fonctionnant 7j/7

• Horaire sur la base des 35 heures par semaine, selon un planning et par roulement

• Travail le week-end par roulement

• Amplitude horaire de jour avec possibilité de travailler de nuit

• Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13^ème mois, participation mutuelle